Les quatre blocs d'une demande qui marche
Un assistant ne connaît ni ton métier, ni ton contexte, ni la forme que tu attends. Ces trois choses se disent. Quatre blocs, toujours dans cet ordre.
Rôle, à qui tu parles
Contexte, ce que la machine ne peut pas deviner
Tâche, un seul verbe d'action
Format, la forme exacte attendue
Cinq exemples complets, sur cinq métiers
Tu es assistante de direction dans un cabinet de six personnes. Le gérant part en clientèle demain et n'a pas lu ses messages depuis trois jours. Je te donne ses douze mails ci-dessous. Classe-les en trois piles : à traiter avant son départ, à traiter à son retour, sans action. Format : trois listes, une ligne par mail (expéditeur, objet, pourquoi cette pile). Pas de commentaire général.
Tu es conducteur de travaux sur un chantier de logements. Je te donne mes notes de visite prises au téléphone, en vrac et mal écrites. Le compte rendu part au maître d'ouvrage, donc pas d'approximation et pas d'invention. Mets ces notes en compte rendu. Format : un tableau lot / observation / action / responsable / délai. Une ligne par observation. Si une information manque, écris « à compléter » au lieu de la deviner.
Tu es gestionnaire de paie dans une TPE de vingt salariés. Un salarié me demande par écrit pourquoi son net a baissé ce mois-ci. Je te donne les deux bulletins. Je veux une réponse compréhensible par quelqu'un qui ne lit jamais son bulletin. Rédige la réponse. Format : huit lignes maximum, aucun sigle non expliqué, et une dernière phrase qui propose un rendez-vous s'il veut le détail.
Tu es formateur en atelier mécanique. Je prépare une séance de deux heures pour six apprentis de première année. Ils ont déjà vu le démontage, pas le remontage. Propose le déroulé de la séance. Format : un tableau minuté (durée, ce que fait le formateur, ce que fait l'apprenti, ce qu'on vérifie à la fin). Total exactement 120 minutes.
Tu es commerçant, tu tiens une boutique de quartier. J'écris un message pour ma vitrine annonçant les horaires d'été. Ton habituel : direct, poli, pas commercial. Rédige trois versions du message. Format : trois blocs de quatre lignes maximum, sans emoji, chacun avec un angle différent (information brute, remerciement aux habitués, invitation à passer).
Le test des quatre questions, avant d'envoyer
Si une réponse est non, tu sais déjà pourquoi le résultat va te décevoir. Coche au fur et à mesure, la page garde tes réponses.
Les cinq erreurs que tout le monde fait au début
1. Demander un avis au lieu d'une tâche
Fautive : « Ce texte est bien ? »
Corrigée : « Relis ce texte et liste ce qui empêche un lecteur pressé de comprendre. Ne reformule rien, signale seulement. »
La première question amène une approbation polie. La seconde amène une liste de problèmes, parce que tu as demandé un travail, pas un jugement.
2. Ne pas fournir la matière
Fautive : « Écris ma page de présentation. »
Corrigée : « Voici mes trois métiers, mes deux types de clients et deux phrases que j'ai déjà écrites. Rédige la page à partir de ça et de rien d'autre. »
Sans matière, la machine comble les trous avec du plausible. Tu passes ensuite plus de temps à corriger des inventions qu'à écrire toi-même.
3. Poser une question fermée quand tu cherches des options
Fautive : « Est-ce que ce titre est bon ? »
Corrigée : « Propose cinq titres qui diffèrent par l'angle, pas par les mots. Ajoute pour chacun à qui il parle. »
Tu sors du oui-non et tu obtiens de quoi choisir.
4. Accepter la première réponse
Corrigée : « Cette version est trop générale. Reprends-la en gardant le plan, en remplaçant chaque affirmation vague par un fait précis tiré de ce que je t'ai donné. »
La deuxième demande coûte dix secondes et fait plus de chemin que vingt minutes de retouches.
5. Tout traiter dans la même conversation
Une conversation par sujet. Tu la nommes et tu y reviens. Dans une conversation longue et mélangée, le ton et le contexte du sujet précédent contaminent la réponse suivante.
Quand un résultat te déçoit, cherche d'abord laquelle de ces cinq erreurs tu viens de faire, avant de conclure que l'outil est mauvais.
Tes cinq premières manipulations
La prise en main, sans rien casser. Fais-les d'affilée, sur un sujet sans enjeu, avant de t'en servir pour de vrai. Compte une demi-heure.
- Ouvrir un assistant. Tu arrives sur une page presque vide, avec un champ de saisie en bas et un bouton d'envoi à droite. Tout est enregistré chez l'éditeur : n'y colle rien de confidentiel tant que tu n'as pas lu la suite.
- Poser une demande complète. Recopie l'un des cinq exemples ci-dessus et adapte-le. Tu peux passer à la ligne dans le champ sans envoyer, en général avec majuscule et entrée.
- Corriger une réponse. Ne recommence pas depuis le début. Réponds dans la même conversation : « Trop long. Refais en six lignes, garde uniquement le deuxième argument. »
- Reprendre une conversation. Renomme celle que tu vas rouvrir avec le nom du dossier, sinon tu ne la retrouveras pas dans deux semaines.
- Vérifier une information. « Sur quoi repose cette affirmation ? Si tu n'as pas de source, dis-le. » Puis va voir toi-même. C'est la manipulation la plus importante des cinq.
La position exacte des boutons change d'un outil à l'autre. Ce qui ne change pas, c'est la logique : un champ, une conversation, un historique.
Transformer une envie vague en premier cas précis
Six questions, à te poser à voix haute et à noter. Si tu ne réponds pas à la sixième, ce n'est pas encore un cas de départ.
De la formulation vague à la formulation exploitable
| Formulation vague | Formulation exploitable |
|---|---|
| Gagner du temps sur mes mails | Écrire les réponses aux demandes de disponibilité, à partir de mon agenda de la semaine, six lignes maximum |
| Automatiser mon administratif | Mettre en forme mes notes de frais du mois dans le tableau imposé par le comptable |
| Améliorer ma communication | Rédiger le message hebdomadaire à mes clients à partir de trois informations que je liste le vendredi |
| Utiliser l'IA dans mon métier | Transformer mes notes de visite en compte rendu au format attendu par le donneur d'ordre |
| Trier mes documents | Extraire de chaque devis reçu le montant, la date de validité et le délai, dans une ligne de tableau |
Par où commencer
- Aujourd'huiLes cinq manipulations, sur un sujet sans enjeu.
- Cette semaineLes six questions, et tu retiens un seul cas.
- La semaine suivanteTu écris ta demande avec les quatre blocs, tu la testes trois fois, tu la gardes.
Le Passeport employabilité IA
Un document remis aux alumnis Learn Room à l'issue de leur formation. Il récapitule noir sur blanc ce qu'ils savent faire avec l'IA dans leur métier.
- Les compétences IA validées pendant la formation
- Les cas d'usage métier réellement travaillés
- Les outils pratiqués
- L'attestation délivrée par Learn Room, organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation, avec l'intitulé de la formation suivie, sa durée et sa date de fin
Sa plus-value tient en une phrase : ce qui reste invisible sur un CV devient un document opposable, à présenter pour appuyer une candidature, un entretien annuel ou une évolution interne. Il n'est remis qu'en fin de formation.