Guide et calculateur gratuits

Tes procédures sont dans ta tête. C'est là qu'elles coûtent le plus cher.

Ça tient tant que tu es là, et ça coûte dès que tu ne l'es pas, ou dès que tu veux confier quoi que ce soit. Sors-les en vingt minutes, sans rien rédiger.

Dirigeants20 minutes par tâcheExport CSV

Quelle tâche mérite ton temps ?

Note cinq tâches, garde celle qui a le meilleur score, pas celle qui t'agace le plus. Le score se calcule tout seul pendant que tu remplis.

Les trois critères, en clair

  • RécurrenceCombien de fois par mois ? En dessous de quatre fois, le temps de mise au point ne se rembourse pas.
  • Nature textuelleLire, écrire, trier, reformuler, mettre en forme. Si la tâche demande de se déplacer, de négocier ou de manipuler quelque chose, ce n'est pas le bon candidat.
  • Absence de décision engageanteSi le résultat faux se corrige avant de faire du dégât, c'est jouable. Si la tâche décide d'un prix ferme, d'un contrat ou d'une situation individuelle, elle sort du périmètre.
De ta tête au papier, en trois semaines
ChoisirCinq critères notés de 0 à 2. On garde le meilleur score, pas la tâche la plus agacante.
DicterHuit questions, vingt minutes, à voix haute. La huitième rapporte le plus.
TranscrireLes lignes MANQUE sont le vrai livrable, pas la procédure.
TesterQuelqu'un qui n'a pas assisté à la dictée l'exécute sans t'interrompre.
Corriger une foisCe qui revient deux fois devient une règle. Le reste est un cas particulier.
Passer à la suivanteTrois utilisations d'affilée sans correction. C'est la règle que tout le monde enfreint.

Les huit questions de dictée

Tu réponds à voix haute, en t'enregistrant, en marchant si tu veux. Tu ne cherches pas à bien dire : le tri se fait après. Une tâche à la fois, vingt minutes maximum.

  1. Cette tâche, elle commence quand ? Qu'est-ce qui te fait dire qu'il faut la faire maintenant ?
  2. Qu'est-ce que tu ouvres en premier, exactement ? Quel dossier, quel fichier, quel outil ?
  3. Raconte ce que tu fais, dans l'ordre, comme si tu commentais ton écran à quelqu'un derrière toi.
  4. À quel moment tu prends une décision ? Sur quoi tu te bases pour la prendre ?
  5. Qu'est-ce qui va de travers d'habitude ? Raconte la dernière fois.
  6. Qu'est-ce que tu vérifies avant de considérer que c'est fini ?
  7. Qui doit être prévenu, et à quel moment ?
  8. Qu'est-ce que tu ne dirais pas à un nouveau parce que ça te paraît évident ?

La question 8 est celle qui rapporte le plus. Ce qui te paraît évident est exactement ce qui manque dans toutes les procédures existantes.

Enregistre au téléphone et n'écoute pas l'enregistrement, passe-le directement à la consigne suivante. À voix haute, on saute des étapes sans s'en rendre compte : la dictée donne une version incomplète par construction, et c'est le test de délégation qui révélera les trous.

La transcription en procédure

Voici la transcription d'une personne qui décrit à voix haute une tâche
qu'elle fait régulièrement dans son entreprise. C'est du parlé, avec
des hésitations et des retours en arrière.
[COLLER LA TRANSCRIPTION]

Transforme-la en procédure écrite.
Règles :
- Une étape numérotée par action, formulée à l'infinitif.
- Chaque décision devient une étape « si ... alors ... sinon ... ».
- Les incidents racontés deviennent une section « ce qui va de travers »
  en fin de procédure, avec le geste de correction.
- N'ajoute aucune étape, aucun outil et aucune bonne pratique que la
  personne n'a pas mentionnés.
- Là où le déroulé est incomplet ou contradictoire, insère une ligne
  [MANQUE : question à poser] au lieu de combler.
Format : titre, déclencheur, étapes numérotées, contrôle final, ce qui
va de travers.

Les lignes [MANQUE] sont le vrai livrable. Réponds-y en dictant à nouveau, deux minutes, et relance.

La procédure obtenue décrit comment tu fais, pas comment il faudrait faire. Ne profite pas de l'écriture pour l'améliorer, tu la rendrais infidèle et donc intestable.

Le test de délégation

Un process est bon quand quelqu'un d'autre l'exécute sans venir te poser de question. Pas quand il te paraît clair. Fais faire le test à quelqu'un qui n'a pas assisté à la dictée, interdis-toi de répondre pendant l'essai, note les questions et corrige après.

Le test valide la procédure pour un cas standard. Les cas rares se découvriront en production : prévois une section où les ajouter au fil de l'eau.

Huit tâches types, et par quoi les attaquer

Les durées ci-dessous sont des ordres de grandeur observés en petite structure. Elles servent à comparer les tâches entre elles, pas à promettre un résultat. Mesure les tiennes.

1. Mettre en forme les notes de visite ou de rendez-vous

Ordre de grandeur : plusieurs dizaines de minutes par semaine.

Départ : « Voici mes notes brutes. Mets-les au format compte rendu : sujet, points abordés, décisions, actions avec responsable et date. N'ajoute rien. »

2. Répondre aux demandes d'information qui reviennent

Ordre de grandeur : quelques heures par mois si tu reçois beaucoup de demandes.

Départ : « Voici mes cinq réponses types et la nouvelle demande. Rédige la réponse en repartant de la réponse type la plus proche, adaptée au cas. Signale ce qui n'est couvert par aucune. »

3. Trier et prioriser la boîte mail du lundi matin

Ordre de grandeur : une à deux heures par mois.

Départ : « Classe ces messages en trois piles : à traiter aujourd'hui, cette semaine, sans action. Une ligne de justification par message. »

4. Préparer l'ordre du jour et le suivi de réunion

Ordre de grandeur : une heure par mois pour une réunion hebdomadaire.

Départ : « Voici le compte rendu de la dernière réunion. Sors la liste des actions non closes et propose un ordre du jour qui les reprend en premier. »

5. Mettre au propre les propositions à partir d'un échange

Ordre de grandeur : variable, souvent le plus gros poste.

Départ : « Voici la demande du client en trois phrases et mon inventaire de prestations. Prépare la trame, avec les postes concernés et les questions qu'il me reste à poser. »

6. Suivre les relances clients et fournisseurs

Ordre de grandeur : une heure par mois, et surtout des oublis en moins.

Départ : « Voici la liste des affaires en attente avec la date du dernier contact. Dis-moi lesquelles doivent être relancées cette semaine et rédige les relances. »

7. Rédiger les messages récurrents vers les clients

Ordre de grandeur : quelques dizaines de minutes par mois.

Départ : « Voici trois informations de la semaine et le ton de mes messages précédents. Rédige le message client, six lignes maximum. »

8. Résumer les documents reçus avant de décider

Ordre de grandeur : dépend du volume, souvent le plus rentable en confort.

Départ : le protocole de lecture ciblée, qui pose quatre questions et exige une citation de page pour chaque réponse.

Ces ordres de grandeur supposent que la matière existe déjà et qu'elle est trouvable. Si tes notes sont sur des post-it et tes documents dans trois dossiers différents, le premier gain est de ranger, pas d'automatiser.

Le plan de démarrage en trois semaines

Semaine 1

Choisir et écrire

Tu appliques la grille, tu retiens une seule tâche. Tu fais la dictée en huit questions, tu la passes en procédure, tu réponds aux [MANQUE]. Une heure au total.

Semaine 2

Faire tourner

Tu utilises la consigne sur les cas réels, sans la modifier. À chaque retouche manuelle, tu notes en une ligne ce que tu as changé. Vingt minutes en fin de semaine.

Semaine 3

Corriger une fois

Les corrections qui reviennent au moins deux fois deviennent des règles ajoutées à la consigne. Les autres, tu les laisses : ce sont des cas particuliers. Vingt minutes.

Le critère de passage à la tâche suivante : trois utilisations d'affilée sans correction manuelle. Tant que tu corriges, tu n'ajoutes pas une deuxième tâche. C'est la règle que tout le monde enfreint, et c'est pour ça que la plupart des tentatives s'arrêtent au bout d'un mois avec quatre chantiers à moitié faits.

La première démonstration à l'équipe

Le risque, dans une petite équipe, n'est pas le refus. C'est que chacun essaie dans son coin, avec des données sensibles, sans le dire. Une démonstration ouverte vaut mieux qu'une consigne. Quinze minutes.

  1. Trois minutes. Tu montres une tâche que tu fais toi, en direct, sur ton écran. Pas une présentation, l'écran.
  2. Trois minutes. Un deuxième exemple, choisi dans le travail de quelqu'un d'autre dans la salle, avec son accord.
  3. Trois minutes. Un exemple raté. Tu montres un résultat faux ou creux, et tu dis pourquoi. C'est le moment le plus utile de la réunion, ne le supprime pas par fierté.
  4. Trois minutes. Ce qui ne se met jamais dedans. Renvoie au cadre écrit si tu en as un.
  5. Trois minutes. Les questions.

Les phrases qui cadrent sans donner d'ordre.

  • « Je ne demande à personne de s'en servir. »Je montre ce que j'ai essayé, ce qui a marché et ce qui n'a pas marché.
  • « Si vous l'utilisez déjà, dites-le, ce n'est pas un problème. »Ce qui serait un problème, c'est qu'on y mette des choses qui ne doivent pas en sortir.
  • « Personne ne signe rien aujourd'hui. »On se revoit dans une semaine avec ce que chacun aura essayé, ou pas.

Fais la démonstration après avoir toi-même tenu trois semaines sur une tâche. Avant, tu n'as pas d'exemple raté à montrer, et c'est celui-là qui donne le droit d'essayer aux autres.